Att tänka på – Lokal mat på Event

Jämtland, året om.

Det här vänder sig till dig som eventarrangör och som vill förgylla ditt evenemang med mervärden

Jämtland, ett län som präglas av otaliga events, alla årstider, året om.
Under vinterhalvåret genomförs fler än 500 events i länet (enligt SISU) och då har inte de små lokala eventen arrangerade av idrottsföreningar och andra mindre föreningar räknats med. Under sommarhalvåret ännu fler events med betydligt fler deltagare än under vinterhalvåret.

Den anrika Storsjöcupen, fotbollscup för ungdomar med fler än 500 lag. Därtill kommer tränare, föräldrar, syskon, volontärer med flera. Musikfestivalen Storsjöyran med ca 35.000 besökare, Jamtli, Frösö Zoo, för att nämna några av de större sommarhändelserna. Gemensamt för så gott som alla events är att det förekommer någon form av fika och/eller matförsäljning.
Det vanligaste är att det är arrangörerna själva som tillhandahåller den försäljningen/ serveringen och vanligtvis med hjälp av ideella krafter.

Maten och fikat är ofta av underordnad betydelse och är förutom servicen till besökarna ett sätt för föreningarna att tjäna pengar på. Det är mycket sällan som den mat eller det fika som erbjuds frontas i annonser eller marknadsföring som ett mervärde till själva eventet.

Det är ofta snabbmat som den klassiska korven med bröd, förstekta hamburgare, läsk, kakor och gods som finns att tillgå. Oftast beställda från en grossist eller inköpta till så låga priser som möjligt.
Kvalité, näringsinnehåll eller miljöpåverkan är parametrar som sällan är avgörande för valet av de produkter man köper in.

 

Det finns dock undantag.
Fjällmaraton som genomförs i Årefjällen är ett event där maten frontas som ett mervärde till själva tävlingen. Arrangörerna vill erbjuda ett fjällmaraton med smak av skog och fjäll och på så sätt förmedla stoltheten av vad området har att erbjuda i form av ett proffsigt evenemang i kombination med genomtänkt och högkvalitativ mat. Arrangörerna hävdar att maten är en viktig parameter för att stärka den hållbarhetsprofil som genomsyrar hela evenemanget.

Maten utgör en viktig del av den totalupplevelse som de vill ge besökarna. Det genomförs hundratals liknande terränglopp runt om i landet varje år men inget av de lopp som Patrik Nordin, arrangör av Fjällmaraton, känner till frontar det ”lokala skafferiet” och vikten av bra mat så starkt som vad han gör.
Enligt Patrik ska maten vara ”en snackis och upplevelse” som får deltagarna och deras familjer, vänner och bekanta att vilja återvända till länet. Kanske just för matens skull.

Både events och matproduktion skapar regional tillväxt och bidrar dessutom till att stärka attraktionskraften för de som gästar oss. Den regionala maten bidrar också till att stärka den regionala stoltheten för oss som bor och verkar i länet.

Hur kan andra dra nytta av de erfarenheter som Fjällmaraton samlat på sig?

Vi vill visa på möjligheten att kunna höja statusen på fotbollsmatchen, terrängloppet, konserten och besöket på sommarteatern via den mat och det fika som erbjuds besökarna. Att erbjuda smakprover från länets skafferi stärker den lokala identiteten och ger mervärden utöver det vanliga.

Ett vanligt svar på frågan om varför man inte använder sig av lokala produkter när man har ett event är att man inte vet hur man ska göra. Var man kan få tag på de lokala produkterna och hur man ska tänka. Att det blir krångligt, tidskrävande och dyrt är också vanliga argument.

Genom att dra nytta av de erfarenheter som Patrik Nordin och kocken/matkreatören Lena Flaten samlat på sig kring det gemensamma matkonceptet vid Fjällmaraton i Åre kan även andra arrangörer förgylla sina arrangemang med god och bra mat från länet.

Här kommer de goda råd som Patrik Nordin och Lena Flaten arbetat fram för att underlätta för dig som eventarrangör som vill höja statusen på ditt event med lokal mat.

Checklista för arrangörer av events med
”mat-hållbarhet-sport-uteliv” i fokus.

Syftet med evenemanget
Vilka värderingar vill du att ditt evenemang ska signalera till deltagarna/besökarna och hur kan maten kopplas till dessa värderingar?
Dessa grundläggande frågor bör du ha svar på och marknadsföra i inbjudningar, information till deltagare, media och framför allt till dina medarbetare.

Utförande/personal
Ska man göra allt själv?
Vad kan och vill man göra själv?
Vem gör vad?

En klar och tydlig viljeinriktning och tydliga värderingar för målsättningen med evenemanget är den viktigaste grundplåten för ett lyckat event. Den ska vara känd och förankrad hos alla involverade och alla ska veta sin roll och sitt ansvarsområde i helheten.
En utvärdering ska presenteras för alla involverade efter evenemanget och synpunkter och förbättringsåtgärder ska noteras och tas till vara inför kommande events.

Hur många personer/personal behövs för att utföra den matservering du tänkt dig?
En eller flera stationer?
Hur många personer/personal per station?
Har alla klart för sig vilken roll de har och vilket ansvarsområde de tilldelats och finns resurserna för att de ska kunna göra ett bra jobb?
Flödet av matgäster per station i tid och antal.
Det är ditt ansvar att se till att den här förankringen görs.

Maten
Näringsvärdet i maten bör anpassas till aktiviteten. Likaså beräkning av portionsstorlekar.
Informera om innehållet i mat och dryck med tanke på allergier.
Ska maten lagas i fält eller transporteras till evenemangsområdet?
Hur är det med tillagningsmöjligheter på platsen?
Ska du använda dig av öppen eld, gas, kol för tillagning av maten?
Om maten ska transporteras, hur löser du logistiken för att inte bryta kylkedjan och vilka förpackningar är mest lämpade?
Är tillagningsköket/platsen godkänd för ändmålet?

Tips: Kontakta kommunens miljö- och hälsoansvarige och vid behov brandmyndigheten för att försäkra dig om vilka tillstånd som behövs för den tänkta verksamheten.

Vart får jag tag på produkterna?
Om jag själv som arrangör ska göra inköpen av lokala produkter till mitt evenemang så måste jag ha god lokalkännedom om de producenter som finns i närområde.
Tips: Kontakta en grossist och/eller en restauratör med erfarenhet av liknande uppdrag för att spara tid och därmed också pengar.

Kontakta en restauratör
För att underlätta för dig som arrangör kontakta i mycket god tid en pålitlig restauratör med vana av att vara flexibel både i fråga om tider och att tillmötesgå dina krav och funderingar.
Begär gärna in offert från flera företagare.
Stäm gärna av dina idéer med en referensgrupp bestående av till exempel tävlande, andra likande arrangörer, restauratör och grossist om du är osäker.

Budget/kostnader
Vad får maten kosta per person/portion? Räkna med att lokalproducerat, ekologiskt oftast är dyrare än bulkmat.
Det är viktigt att sätta en relation mellan kostnad och det mervärde som ges via den lokala maten. Genom att kommunicera mervärdena är också de flesta besökare beredda att betala mer för produkten. (en undersökning gjord av SLU visar att 80% av svenskarna är beredda att betala mer för svenskproducerad mat jämfört med importerad)
Vilka produkter ger mest mervärde i förhållande till vad de kostar? Räkna på varje delprodukt!
Hur många portioner ska serveras?
Vilken dryck har du tänkt att erbjuda?
Tips: Glöm inte att kommunicera mervärdena med den mat du erbjuder!

Hållbarhet
Sträva efter att göra hela arrangemanget så klimatsmart som möjligt. Socialt, ekonomiskt och ekologiskt. Det gäller hela evenemanget och inte enbart mat och dryck.
Använd dig av miljömärkt papper till inbjudningar, programblad och annat informationsmaterial.
Namnbrickor och nummerlappar görs i miljöklassat och helst återvinningsbart material.
Tips: De som lämnar in sina namnbrickor efter tävlingen får någon form av ”belöning” i form av billigare mat eller dryck. Erbjud gärna kranvatten som ett hållbart dryckesalternativ.

Ge deltagarna en kåsa som de kan använda under hela eventet i stället för buteljerat vatten/dryck på plast- eller glasflaska). Det bidrar också till att minimera mängden sopor.
Använd återvinningsbart material i så stor utsträckning som möjligt. Träbestick i stället för plast,
Nyttja bröd att servera maten på/i så undviker du kostnader för engångsmaterial och disk av porslin. Sparar dessutom in på avfall och disk.

För projekt Creative Region of Gastronomy – // Ann Larsson & Mårten Wikner